Raport activitate 2022 Biblioteca Județeana Duiliu Zamfirescu Vrancea / Raport activitate Biblioteca 2022.docx

C. Organizarea, funcționarea instituției și propuneri de restructurare și/sau de reorganizare, pentru mai buna funcționare, după caz: 1. Măsuri de organizare internă În perioada raportată, am actualizat: - Statul de funcții al Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea; - Fișele de post ale personalului Bibliotecii Județene Vrancea, în conformitate cu Regulamentul de Organizare și Funcționare al Bibliotecii Județene Vrancea, aprobat prin Hotărârea Consiliului Județean Vrancea nr. 79/ 06.04.2021 și cu Organigrama aprobată prin Hotărârea Consiliului Județean Vrancea nr. 78/ 06.04.2021; - Regulamentul intern al Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea. 2. Propuneri privind modificarea reglementărilor interne În perioada raportată, am desfășurat următoarele activități : am actualizat Statul de funcții al Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea; a fost actualizată pagina de internet a instituției cu informațiile de interes public. În ceea ce privește Sistemul de control intern managerial, în conformitate cu prevederile Ordinului 600/2018, am întocmit și am actualizat, după caz, următoarele Proceduri și Situații specifice : - Procedură Operațională privind Gestionarea situațiilor de conflict de interese în cadrul Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea, aprobată de conducerea bibliotecii; - Procedură Operațională privind incompatibilitățile, aprobată de conducerea bibliotecii; - Procedură Operațională privind declararea averii și a intereselor, aprobată de conducerea bibliotecii; - A fost numită persoana responsabilă cu implementarea prevederilor legale privind depunerea Declarațiilor de avere și de interese la Biblioteca Județeană „Duiliu Zamfirescu” Vrancea; - Toți șefii de servicii/birouri/compartimente au identificat și inventariat funcțiile sensibile și funcțiile considerate ca fiind expuse la corupție din domeniile lor de competență, pe baza analizei riscurilor specifice asociate fiecărei funcții; - Funcțiile sensibile, astfel identificate și inventariate la nivelul fiecărui serviciu/ birou/compartiment, au fost centralizate la nivelul Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea, de către conducătorul instituției, conform prevederilor Standardului 2, punctul 2.2.6. din OSGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice; - Au fost depistate riscurile existente la nivelul fiecărui birou și am întocmit Registrul de riscuri al Bibliotecii Județene prin centralizarea riscurilor semnificative depistate la nivelul birourilor; - Am întocmit Chestionarele de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial; - Am întocmit Situația sintetică a rezultatelor autoevaluării; - Am întocmit Situația centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 2022; - Am întocmit Raportul asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 2022; - Am actualizat Manualul procedurilor operaționale și de sistem scrise. 3. Sinteza activității organismelor colegiale de conducere În cadrul Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea funcționează un Consiliu de administrație, cu rol consultativ, în conformitate cu prevederile Regulamentului de Organizare și Funcționare al Bibliotecii Județene Vrancea, aprobat prin Hotărârea Consiliului Județean Vrancea, nr. 79/2021, și este constituit din 9 membri: managerul instituției, directorul adjunct economic, șef Birou Resurse Umane, șef Sala de lectură, șef Birou Împrumut la domiciliu, șef Birou Copii și Tineret, un bibliotecar de la Secția de Carte Veche și Colecții Speciale, un bibliotecar de la Centrul de Formare și 1 membru din partea autorității. În perioada raportată, în cadrul ședințelor Consilului de Administrație s-au dezbătut următoarele probleme: aprobare Stat de funcții, buget; aprobare Regulament intern al Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea; prezentarea situației la zi pe secții și birouri: nr. de personal, cheltuieli, propuneri de activități, priorități organizatorice, activități în derulare; aprobare Sinteza Raportului de activitate pe anul 2021; aprobare Planul de activitate pe anul 2022 (activități de specialitate, proiectul de scanare a Colecției Localia, așezarea pe format a colecțiilor din fondul de bază, activități cultural-educative ș.a.). prezentarea Planului de activități (activități de specialitate, proiectul de scanare a Colecției Localia, așezarea pe formate, activități metodice desfășurate la bibliotecile publice din județ privind actualizarea Fișei de evidență a bibliotecii publice, activități cultural - educative). În cadrul Bibliotecii Judeţene „Duiliu Zamfirescu” funcționează și un Consiliu ştiinţific care are rol consultativ, cu atribuții în dezvoltarea colecţiilor, în domeniul cercetării ştiinţifice şi al activităţilor culturale. 4. Dinamica și evoluția resurselor umane ale instituției (fluctuație, cursuri, evaluare, promovare, motivare/sancționare) Resurse Umane Situația existentă, din punct de vedere al resurselor umane, se prezintă astfel: Posturi existente în Organigrama și Statul de funcții al bibliotecii Posturi existente la finalul anului 2022 Personal angajat la 31 decembrie 2022 Total personal, din care: 62 37 -Personal de conducere 9 7 -Personal de execuție 53 30 DINAMICA RESURSELOR UMANE în perioada 01 ianuarie - 31 decembrie 2022 S-a întocmit și s-a aprobat Statul de funcții cu salariile de bază / brute; S-a completat și transmis Registrul General de Evidență a Salariaților, din programul REVISAL, către portalul www.inspectiamuncii.ro, cu modificările de salarii și sporuri din perioada raportată; A avut loc evaluarea performanțelor profesionale individuale ale personalului contractual al Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea pentru activitatea desfășurată în anul 2021 și s-au întocmit Fișe de evaluare, pentru fiecare angajat în parte; S-a întocmit și postat la termenul prevăzut de art. 33 din Legea-cadru nr.153/2017 Lista funcțiilor pe site-ul www.bjvrancea.ro; S-a transmis prin e-mail, în luna mai a fiecărui an, Ghidul pentru completare și a Formularelor Declarațiilor de avere și a Declarațiilor de interese, conf. Legii nr.176/2010, către salariații cu funcție de conducere din instituție și cu precizarea termenului pentru completarea și depunerea acestora, la Biroul Resurse Umane, ulterior fiind postate pe site-ul instituției Declarațiile de avere și Declarațiile de interese; Au fost organizate trei examene de promovare în grad profesional pentru bibliotecarii care îndeplineau condițiile legale, ca urmare a deciziilor managerului Bibliotecii Județene „Duiliu Zamfirescu” Vrancea; S-au întocmit Referatele și Deciziile privind organizarea concursurilor pentru ocuparea a două posturi vacante de „Bibliotecar Gr. II (S)” și „Bibliotecar debutant” la Compartimentul Achiziții Publice - Prelucrarea documentelor, Informatizare și Compartimentul Îndrumare metodică, Bibliografie locală. S-au întocmit documentele necesare derulării acestora (redactare, semnare, anunțat comisiile, afișare, postare pe site-urile www.gov.ro și www.bjvrancea.ro); S-a întocmit Decizia managerului privind desemnarea persoanei responsabile de relațiile cu presa; S-au întocmit Decizia privind încetarea Contractului Individual de Muncă al d-nei Paragină Angelica, la data de 18.01.2022 și privind încetarea Contractului Individual de Muncă al d-nei Făcăoaru Roxana, la data de 26.08.2022; S-au întocmit și semnat Deciziile pentru stabilirea salariilor de bază, majorate cu ¼ de la 01 august 2022, precum și Actele Adiționale la Contractele Individuale de Muncă; S-a întocmit Decizia Nr. 41/06.10. 2022 privind acordarea sporului pentru condiții periculoase sau vătămătoare categoriilor de personal angajat din Biblioteca Jud. Vrancea care se încadrează în prevederile H.G. Nr. 360/2018 și Anexa cu locurile de muncă și categoriile de personal care beneficiază de sporul de 15%, aplicat la salariul de bază, începând cu data de 01.10. 2022. Pregătire profesională: au avut loc mai multe întâlniri de lucru ale bibliotecarilor din țară pe platforma Zoom pentru realizarea proiectului „Maratonul de lectură”; participare doi bibliotecari la webinarul profesional „Împreună pentru comunități digitale dezvoltate - experiența bibliotecilor publice în proiectul COLIBLITE”; un bibliotecar a participat la webinarul „3 sfaturi în arta povestirii”; 4 bibliotecari au participat la grupul de lucru al bibliotecarilor din România, „Prietenie pe o sfoară”; 2 bibliotecari au participat la webinarul profesional „Primăvara în biblioteca mea!” - schimb de experiență între bibliotecile publice; 2 bibliotecari au participat la webinarul profesional „Atragerea de resurse în comunitate prin bibliotecă”; 3 bibliotecari au participat la webinarul profesional „Bun venit la școală”, organizat de ANBPR România; 3 bibliotecari au participat la seminarul on-line „Sfoara virtuală”, cu ocazia Zilei Naționale a Bibliotecarului 2022 - 19 aprilie 2022; 6 bibliotecari au participat la Cursul on-line de Arta povestirii și de Improvizație „SCENA, Eu și ceilalți” - 11 mai 2022. Participări la conferințe / ateliere: un bibliotecar a participat la Conferința „OccupyLibrary”; 3 bibliotecari au participat la Conferința „Cu ce ne confruntăm în activitatea de bibliotecă?”; 1 bibliotecar a participat la Conferința „Biblioteci unite”, organizat de Biblioteca Județeană „George Barițiu” Brașov. Managerul instituției și 2 bibliotecari au participat la Conferința Națională a Asociației Naționale a Bibliotecarilor și Bibliotecilor Publice din România (ANBPR), cu titlul „Biblioteca publică, promotor al educației adulților și partener strategic în dezvoltarea durabilă, cu impact decisiv în comunitate” (Biblioteca Județeană „Duiliu Zamfirescu” Vrancea a primit 3 premii, din partea Asociației Naționale a Bibliotecarilor și Bibliotecilor Publice din România: „Premiul Bibliotecarul Anului 2021”, „Premiul pentru cea mai bună lucrare de specialitate - Povestea străzii mele” și „Premiul Traian Brad - Premiul pentru merite deosebite în biblioteconomie în întreaga activitate”, oferit domnișoarei bibl. dr. Teodora Fîntînaru); 2 bibliotecari au participat la întâlnirea profesională „Biblioteca Publică și tradițiile locale” organizată de Biblioteca Județeană „Panait Istrati” Brăila. La această întâlnire biblioteca noastră a susținut prezentarea „Bibliodesign”; Managerul Bibliotecii Județene Vrancea a participat la întâlnirea profesională „Rolul bibliotecii în conștientizarea și diminuarea efectelor dezinformării online - strategii, metode și instrumente de asistare a utilizatorilor”, organizată la Biblioteca Județeană „Panait Istrati” Brăila; Biblioteca Județeană „Duiliu Zamfirescu” Vrancea a organizat Simpozionul Profesional Regional „Noi provocări, noi servicii de bibliotecă”, cu ocazia Zilei Naționale a Bibliotecarului, 29 aprilie 2022. Măsuri luate pentru gestionarea patrimoniului instituției, îmbunătățiri/refuncționalizări ale spațiilor În perioada raportată, s-au efectuat următoarele activități în ceea ce privește gestionarea și îmbunătățirea patrimoniului instituției: intervenția cu dezumidificatoare la subsolul Secției pentru Copii și Tineret și la Secția Împrumut la Domiciliu Adulți și s-a urmărit efectul acestora în vederea amenajării acestuia ca spațiu util de bibliotecă; administrarea spațiilor verzi ale bibliotecii: plantare de pomi, cosit și întreținut grădini; administrarea celor 4 sedii: curățenie, dezinfecție, desprăfuire; distribuirea la toate secțiile a documentelor de bibliotecă și obiectelor de inventar achiziționate în 2022; achiziționarea și distribuirea la toate secțiile a materialelor de curățenie, dezinfecție și dezinsecție; eliberarea căilor de acces, conform măsurilor de securitate impuse de ISU Vrancea; efectuarea activităților de întreținere a mormântului scriitorului Duiliu Zamfirescu din Cimitirul Sudic; evaluarea și tratarea riscurilor la securitate fizică pentru sediile bibliotecii. 6. Măsuri luate în urma controalelor, verificării/ auditării din partea autorității sau a altor organisme de control în perioada raportată Controalele și verficările efectuate în perioada 01 ianuarie - 31 decembrie 2022 sunt următoarele: Controlul intern efectuat de reprezentantul Compartimentului Control din cadrul Consiliului Județean Vrancea, efectuat în data de 09 decembrie 2021. Prin Raportul de control privind verificările efectuate la Biblioteca Județeană „Duiliu Zamfirescu” Vrancea nr. 23681/09.12.2021, înregistrat la Biblioteca Județeană Vrancea la nr. 24/06.01.2022, au fost trasate o serie de măsuri, care au fost îndeplinite în perioada supusă evaluării ; Controlul intern efectuat de reprezentanții Compartimentului Audit din cadrul Consiliului Județean Vrancea, efectuat în perioada 17 octombrie – 30 noiembrie 2022. Prin Raportul de control privind verificările efectuate la Biblioteca Județeană „Duiliu Zamfirescu” Vrancea nr. 25436/05.12.2022, înregistrat la Biblioteca Județeană Vrancea la nr. 2572/08.12.2022, au fost trasate o serie de măsuri, care sunt în curs de îndeplinire.  D. Evoluția situației economico-financiare a instituției: Conform Hotărârilor Consiliului Judeţean Vrancea: nr. 37 din 10 februarie 2022 si nr. 212 din 20.09.2022, Bibliotecii Judeţene “Duiliu Zamfirescu” Vrancea i s-a alocat un buget în valoare de 3 301 000 lei. Din valoarea totală a bugetului aprobat, pentru anul 2022, s-a cheltuit suma de 3 145 727,91 lei, adică un procent de 96,25%. La 31 Decembrie 2022 avem efectuate cheltuieli astfel: 10 TITLUL I CHELTUIELI DE PERSONAL: Buget alocat = 2 650 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 2 529 460 lei procent realizat = 95,45 %. Din care: - Cheltuieli salariale în bani: 10.01.01 – Salarii de bază: Buget alocat = 2 247 000 lei cheltuit la 31.12.2022 = 2 230 415 lei. procent realizat = 99,26 %. 10.01.05 – Conditii vatamatoare de munca Buget alocat = 126 000 lei Cheltuit la 31.12.2022 = 42 854 lei Procent realizat = 24,00% 10.01.17 – Îndemnizaţie de hrană: buget alocat = 143 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 131 581 lei; procent realizat = 92,00 %. 10.02 10.02.06 – Tichete de vacanță: buget alocat = 54 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 51 000 lei; procent realizat = 94,45 %. 10.03 - Contribuţii: 10.03.07 – Contribuţia asiguratorie pentru muncă: buget alocat = 60 000 lei; cheltuit la 30.06.2022 = 53 666 lei; procent realizat = 89,44 %. 20 - TITLUL II BUNURI SI SERVICII: buget alocat = 476 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 443 982 lei; procent realizat = 93,27 %. Din care: 20.01 – Bunuri şi servicii: 20.01.01 – Furnituri de birou: buget alocat = 9 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 8 985 lei; procent realizat = 99,83%. 20.01.02 – Materiale pentru curăţenie: buget alocat = 8 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 7 998 lei; procent realizat = 99,98%. 20.01.03 – Incălzit, Iluminat şi forţă motrică: buget alocat = 150 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 123 852 lei; procent realizat = 82,57 %. 20.01.04 – Apă, Canal şi salubritate: buget alocat = 13 000 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 12 997 lei; procent realizat = 99,98%. 20.01.05 – Carburanţi şi lubrifianţi : buget alocat = 0 lei; cheltuit la 31.12.2022 = 0 lei; procent realizat = 0,00% . 20.01.06 – Piese de schimb: Buget alocat = 2 000 lei; Cheltuit la 31.12.2022 = 1 956 lei; Procent realizat = 97,80%. 20.01.08 – Postă, Telecomunicaţii, Radio, Tv, Internet: buget alocat